PENGERTIAN PERAMALAN SDM Forecasting MSDM adalah sebuah upaya untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja
organisasi diwaktu yang akan datang. Forecasting juga bermakna usaha peramalan (prediksi)
kebutuhan-kebutuhan karyawan ( paling tidak secara informal ) diwaktu yang akan datang yang
didasarkan pada ketajaman perencanaan SDM kedepan. meskipun mungkin prediksi tidak
dibutuhkan.
Peramalan kebutuhan SDM merupakan elemen penting dalam perencanaan sumber daya
manusia. Peramalan SDM karyawan mencoba untuk menentukan apa yang dibutuhkan, baik
permintaan keterampilan atau keahlian khusus dan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan
jumlah, jenis dan kualitas. Jadi pemahaman keseluruhan Peramalan adalah upaya untuk
memprediksi kebutuhan – kebutuhan analisis ketajaman organisasi yang mendasari perencanaan
ke depan baik jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang dengan tuntutan keahlian
atau keterampilan sesuai dengan jumlah, jenis, dan kualitas .
Permintaan sumber daya manusia organisasi di waktu yang akan datang adalah „‟pusat‟‟
kegiatan. Hampir semua perusahaan membuat Peramalan kebutuhan karyawan merupakan
kegiatan terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasikan berbagai
tantangan yang mempengaruhi permintaan. Baik faktor-faktor pengaruh langsung seperti
persediaan personalia atau aspek-aspek organisasi lainnya, maupun faktor-faktor tidak langsung
atau perubahan lingkungan ( ekstern). Kedua, organisasi melakukan forecast kebutuhan
karyawan dalam suatu periode perencanaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka
panjang. Forecast kebutuhan karyawan dibuat dengan mempertimbangkan keakuratan teknik
peramalan yang digunakan.
Peramalan (forecasting) menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi
kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada
unsur ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat
terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka panjang. Pendekatan-pendekatan untuk
meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan terbaik dari para manajer sampai pada simulasi
komputer yang rumit. Asumsi yang sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak
yang rumit akan diperlukan untuk yang lain.
Jangka waktu peramalan
Seabagai mana dijelaskan di atas Peramalan SDM harus dilakukan melalui tiga tahap:
- perencanaan jangka pendek,
- perencanaan jangka menengah dan
- perencanaan jangka panjang
Peramalan terhadap kebutuhan SDM (permintaan)
Penekanan utama dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi
atau permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian subjektif
atau matematis.
Faktor – faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM
Ada tiga faktor yang mempengaruhi untuk dilakukannya forecast SDM bagi perusahaan adalah;
1. Faktor eksternal
Persediayaan karyawan berdasarkan analisa pasar tenaga kerja serta tren kondisi kependudukan
sehingga ada kerjasama antara penyedia tenaga kerja denga perusahaan dengan menjamin
kuantitas dan kualitas karyawan.
- Faktor ekonomi nasional dan industry
Faktor ini secara langsung berpengaruh rencana strategi (taktik) sebuah organisasi.
- Faktor sosial politik dan hukum
Faktor- faktor ini tidak boleh diabaikan dalam sebuah organisasi termasuk juga dalam
melakukan perencanaan SDM, faktor ini yang menempatkan penguasaan bahasa asing,
khususnya bahasa inggris yang semakin penting dalam bekomunikasi telah
mengharuskan organisasi menjadikan sebagai pertimbangan yang besar pengaruhnya
dalam perencanaan SDM.
- Faktor teknologi
Perkembangan dan kemjuan ilmu pengetahuan yang pesat telah diiringi pula dengan
dihasilkannya teknologi baru, baik yang berhubungan dengan cara kerja dan peralatan
untuk meningkatkan produktifitas dan kualitasnya baik untuk memenuhi keinginan dan
kebutuhan konsumen yang juga terus meningkat kualitasnya.
- Faktor pesaing
Faktor pesaing merupakan wujud dari tantangan yang semakin berat dalam dunia bisnis,
bagi suatu organisasi akan mempengaruhi pasar bagi produknya baik berupa barang atau
jasa, untuk merebut dan memenangkan sebuah organisasi diperlukan SDM yang
kompetitif.
2. Faktor internal
Menghitung jumlah para karyawan serta mengevaluasi kemampuan mereka sebagai bentuk
adanya kemungkinan untuk penugasan para karyawan untuk mengisisi lowongan – lowongan
pekerjaan yang akan datang.
A. Rencana strategik dan rencana operasional (taktik)
Rencana ini tidak mungkin terwujud tanpa SDM yang relevan dan kompetitif, maksudnya
suatu organisasi harus mempunyai keahlian dalam organisasinya sehingga mampu
menghasilkan produk secara berkualitas .
a) Anggaran (cost) SDM dilingkungan organisasi perusahaan yang disebut pekerjaan
(karyawan) adalah orang yang digaji (diupah).
b) Peramalan (prediksi) produksi dan penjualan tidak bisa oleh dilakukan secara
spekulatif, tetapi harus didasarkan pada data sebelumnya dan survey pasar agar dapat
dilakukan perhitungan yang obyektif.
- Faktor bisnis baru
Dengan memperhatikan lingkungan dan kemampuan, menganalisis, dan memanfaatkan
informasi selalu tebuka peluang bagi organisasi.
- Faktor desain organisasi dan desain pekerjaan
Dirancang untuk mewujudkan pekerjaan agar berlangsung efektif dan efisien.
- Faktor keterbukaan
Manajer yang terbuka dengan memberikan informasi yang lengkapuntuk melakukan
analisis tenaga kerja maka akan memberikan peluang dihasilkannya perencanaan yang
akurat.
3. Faktor ketenagakerjaan
Adalah untuk meningkatkan kecermatan dalam menyusun perencanaan tenaga kerja atau SDM
kedepan.
a) Pensiun, PHK, Meninggal dunia, dan karyawan yang sering absen, sehingga tidak luput
dari prediksi manajemen SDM dan harus ada penggantinya
b) Promosi ( kenaikan pangkat ), pindah, dan kaeryawan yang mendapat tugas pelatihan
diluarjuga harus diperhitungkan, baik dengan cara pergantian maupun rancangan
penempatanyang lebih tepat.
Metode meramalkan permintaan, yaitu:
1. Metode penilaian terdiri dari:
- Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya yang berkepentingan
ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?”
- Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam
organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per five reporting supervisors”
membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang dibutuhkan dalam suatu divisi.
Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan pedoman untuk mengetahui
kebutuhan departemen yang sangat bervariasi.
- Teknik Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan
menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan. Opini pakar kemudian
digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini tanpa nama yang kedua.
Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar pada umumnya asetuju pada
satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah digunakan untuk meramalakan
pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan perekrutan staff.
Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan pakar untuk bertemu
secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara bebas pada saat pertama kali,
didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun senagai laporan.
1. Metode Matematika, terdiri dari:
- Analisis Regresi Statistik membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau
diantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan
kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan
sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.
- Meode Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai
contoh, model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan
mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software.
- Rasio Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan.
Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah
karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan
jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini.
- Rasio jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga
kerja tak langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang
klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk membantu
estimasi untuk tenaga klerikal.
ESTIMASI PERSEDIAAN/SUPPLY SDM INTERNAL DAN EKSTERNAL
Kalau sudah ada proyeksi permintaan HR dimasa yang akan datang, masalah berikutnya adalah
bagaimana mengisi kebutuhan tersebut. Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan
eksternal. Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat
dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Supply eksternal berasal dari
luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh
organisasi/perusahaan.
1. PENILAIAN INTERNAL TERHADAP KETENAGAKERJAAN ORGANISASI
Bagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah menganalisis pekerjaan yang perlu
dilakukan dan keahlian yang terdapat pada seseorang untuk melakukan suatu tugas.
Kebutuhan organisasi harus di bandingkan dengan penyediaan tenaga kerja yang ada. Tidak
hanya sekedar menghitung jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah
ada untuk mengetahui kemampuan pekerja yang ada. Informasi ini menjadi dasar estimasi
tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang ada.
Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di ”Replacement Chart” . Chart ini merupakan
representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika terjadi
pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga dilengkapi dengan
“Replacement Summaries”.
Mempertimbangkan karyawan-karyawan yang sudah ada untuk lowongan di masa yang
akan datang adalah penting jika karyawan diproyeksikan memiliki karir yang panjang.
Audit and Replacement Chart juga penting bagi HRD. Dengan pengetahuan akan karyawan
yang lebih banyak, HRD dapat merencanakan recruiting, training, dan career planning
secara lebih efektif.
Pengetahuan ini juga dapat membantu HRD untuk memenuhi APA dengan mengidentifikasi
calon -calon minoritas interen untuk lowongan-lowongan tertentu. Berikut adalah
pertanyaan yang di berikan selama penilaian internal:
a. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ?
b. Berapa banyak orang yang mengerjakan setiap tugas ?
c. Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas tersebut ?
d. Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ?
e. Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi ?
f. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ?
2. ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL
Analisis lingkungan merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk
menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM
karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang memasok, juga
perusahaan lain.
Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain:
- Pengaruh pemerintah
- Kondisi perekonomian
- Masalah kependudukan dan persaingan
- komposisi tenaga kerja dan pola kerja